Simplificando o 5W2H, uma excelente ferramenta de apoio a sua gestão

O que é o 5w2h?

Uma sistemática útil e totalmente flexível, 5W2H é uma ferramenta excelente para apoio em sua Gestão. O termo 5W2H pode aparentar ser complicado, mas como veremos adiante na própria definição da sigla, é na verdade bem simples e lógico de se entender. Podemos dizer que o 5W2H é um checklist composto por certas atividades que necessitam ser elaboradas da maneira mais clara possível pelos colaboradores responsáveis por algum projeto e ou processo dentro de uma empresa. Pode ser útil para tratar não conformidades em auditorias ou simplesmente resolver situações diversas.

Como funciona o 5w2h?

Descomplicando essa sequência de caracteres corresponde, na verdade, às iniciais em inglês de sete palavras que são as diretrizes para o mapeamento das atividades, estabelecendo o que será feito (WHAT), quem fará (WHO), quando será feito (WHEN), qual área da empresa (WHERE) e indicar todos os motivos pelos quais essa atividade deverá ser realizada (WHY). Em seguida temos a questão de como será feita esta atividade (HOW) e quanto custará aos cofres da empresa (HOW MUCH).

Quadro montado com 3 situações diferentes mostrando com o 5W2H é uma ferramenta excelente para apoio em qualquer atividade:

São utilizadas também outras duas versões da ferramenta:
5W1H – um dos “Hs” referente ao “How much” é excluído.
5W3H – acrescenta-se um “H” referente ao “How many” (Quantos).

Todas são perfeitamente utilizáveis de acordo com as necessidades da gestão de sua empresa.

Como nós utilizamos o 5W2H aqui na Inteligência Ambiental?

Um dos pontos fracos existentes em nossa estratégia de negócio, era o nosso site institucional que não foi planejado de forma responsiva, o que impedia visitantes e possíveis clientes vindo através de campanhas do Google Ads , nos encontrassem e realizassem um primeiro contato de forma simples.

Com o objetivo de reduzir os custos de investimento, tivemos a ideia de criamos o site por conta própria utilizando ferramentas online e a expertise de alguns colaboradores.

A partir daí definimos um objetivo que era aumentar a chegada de clientes de forma online e isso dependeria quase que 100% de criarmos um novo site totalmente reformulado e focado na atração de clientes.

O nosso desafio se iniciou com a criação de uma tabela baseada em 5W2H e foi uma ferramenta excelente para apoio, que nos auxiliou nos primeiros passos para colocar em prática o nosso plano.

1) 5W2H: Veja como podemos alterar a sequência e formatá-la de acordo com nossa necessidade.

2) Nosso objetivo era reformular o novo site institucional da empresa (What).

3) O responsável será a Equipe da Inteligência Ambiental (Who).

4) O motivo dessa reformulação é gerar mais visitantes no site e posteriormente aumentar as vendas (Why).

5) Todas as atividades serão realizadas no escritório da empresa (Where).

6) Os prazos variados para cada uma das ações que estão detalhadas no quadro acima (When e How)

7) Quanto isso custará? Menos de 250 reais (How Much)

E aí, 5W2H é uma ferramenta excelente para apoio em sua gestão, não?

Você notou como é fácil transformar seu planejamento em ação através do 5W2H? Viu que apesar de ser um procedimento de gestão básico pode trazer ganhos inestimáveis para sua empresa?

Está na hora de arregaçar as mangas e começar agora mesmo!

Mas não se esqueça de 3 coisas:

FOCO NA CAUSA  – Procure ter certeza de que as ações que serão implementadas irão atuar sobre as causas do problema que você têm, e não sobre os efeitos dele;

SEM EFEITOS COLATERAIS – Certifique-se de que as ações não gerem efeitos colaterais, do contrário você terá que tomar novas ações para eliminar esses efeitos;

DIVERSIFICAR SOLUÇÕES  – Proponha diferentes soluções para as questões observadas, certifique de ter apurado corretamente os custos e a eficácia de cada solução;